A qui confier cette tâche?

Le/la chef qui prend en charge la comptabilité doit être une personne de confiance, il n’y a pas besoin de faire des études de comptabilité pour se voir confier cette tâche.

Les qualités requises pour être un bon comptable de Troupe sont:
-L’image fidèle: C’est la meilleure traduction possible de la situation financière de l’unité.
-La sincérité: C’est l’application de bonne foi des procédures & règles en vigueur.
-La prudence: Ce principe vise a éviter de risque de transfert sur les périodes à venir, d’incertitudes présentes susceptibles de diminuer la trésorerie de l’unité.
-La continuité de l’exploitation: On considère que l’unité va continuer à fonctionner normalement dans un avenir proche.
-Permanence des méthodes: Pour pouvoir faire des comparaisons dans le temps et dans l’espace la permanence des méthodes est alors une condition indispensable.
-Importance relative: Ce principe constitue une limité à l’exhaustivité de l’information comptable afin de ne pas noyer l’information pertinente, ainsi la comptabilité ne doit pas donner toute l’information mais seulement celle qui présente un caractère significatif.
-La bonne information: Il faut rendre compte de la réalité financière de l’‘unité et leur présenter de façon franche et sincère les comptes de l’unité.

Le rôle du comptable pendant l’année

Il doit garder dans un classeur tous les relevés de compte qui sont envoyés mensuellement par la banque, ce relevé retrace les opérations d’un compte qui ont eu lieu au cours du dernier mois. Une unité peut avoir un ou plusieurs comptes, le moyen de règlement le plus courant en camp scout est le chèque (il est très important de garder les souches de chèque).

Après avoir reçu le relevé du dernier mois le comptable pointe et justifie les opérations qu’il a réalisé pendant la mois avec le relevé de compte, cela permet de vérifier que tous les chèques ont été encaissés et que toutes les dépenses ont été prélevés. C’est ce que l’on appelle le pointage.
Après ce travail de pointage, il est important de pouvoir justifier les décaissements et encaissements du compte, le comptable regroupe dans un classeur les justificatifs d’achat et les bordereaux de remise de chèque et d'espèce de manière organisée.
Les factures pointées en mars N seront ainsi rangés avec le relevé de compte de mars N.

Le rôle du comptable pendant le camp

Le travail du comptable pendant le camp n’est pas à prendre à la légère car il y a un budget à respecter et une erreur peut être très grave (dette, baisse de la qualité de l’intendance,...).
Il faut veiller à conserver tous les tickets de caisse: essence, intendance, divers pour ensuite enregistrer les opérations sur un journal comptable, c’est un travail OBLIGATOIRE et régulier.

Le journal comptable: il rend compte de l’état de la comptabilité du camp suivant les budgets prévus, ainsi après 1 semaine de camp on peut faire la moyenne de l’intendance pour une journée comme cela:

Total de l’intendance dépensée
Nombre de jours de camp

On peut ensuite faire des prévisions de ce qui va être dépensé pour les jours restants en multipliant ce nombre de jours par cette moyenne.

Le journal comptable ne se compose pas seulement d’un tableau composé de colonnes débit/crédit, mais de plusieurs budgets. Voici un exemple de budget de camp:

On peut distinguer ici plusieurs budgets: l’intendance, la pharmacie, les frais éducatifs, divers, ...
Le comptable de troupe doit donc distinguer ces différents budgets: un tableau sera consacré au budget de l’intendance, un autre pour la pharmacie. Ainsi un achat de médicaments sera comptabilisé dans le tableau du budget de pharmacie.

Le tableau de budget général reprend toutes les opérations des différents budgets, cela permet d’avoir une vision globale de la comptabilité.
Si le comptable pense qu’il y a un dépassement du budget en milieu de camp il doit calculer la moyenne du budget ( Cf: la méthode est la même que celle du calcul de la moyenne de l’intendance sauf que l’on prend le total de l’argent dépensé sur le nombre de jour écoulé) pour prévoir ce que la Troupe dépense chaque jour.

Le mieux est d’avoir un «matelas de sécurité» (ou hamac de sécurité selon le jargon), c’est à dire que la Troupe récolte une centaine d’euros pendant l’année et que cela soit indépendant du budget du camp, ainsi en cas de dépassement du budget le hamac de sécurité permet d’éviter la catastrophe.